Las 5S como proceso de cambio en espacios y personas
El principal objetivo de las 5S es mejorar la eficiencia de la planta en donde se implemente, aplicando un modelo de organización basado en el orden y la limpieza, y consolidando en las personas una nueva forma de trabajar en la que el compromiso, la mejora continua y la participación sean comportamientos clave que nos lleven hacia un cambio cultural real y efectivo.
Decía Alfred Hitchcock que “el 75% del éxito de una película es el casting” haciendo valer de esta forma el peso de las personas con talento y capacidad de conexión en el resultado final de una película. Algo parecido ocurre en el mundo de la empresa: la elección de las personas adecuadas condicionará, sin duda, el éxito del proyecto.
Resulta fundamental el papel de todas las personas de la organización en su conjunto, pero lo es de forma especial las de aquellas más proclives al cambio y que facilitan el trabajo en equipo, aportan ideas e impulsan proyectos de mejora, siendo estas las que mejor podrán liderar un proyecto 5S.
En este sentido, el despliegue de un proyecto de cambio bajo 5S requiere de un liderazgo a varios niveles. Por un lado, un compromiso real y efectivo de los máximos responsables que se traduzca en apoyo económico, en tiempo, emocional, etc. sin olvidar al coordinador del proyecto que junto a los líderes de los equipos conseguirá hacerlo realidad. La correcta selección de estas personas, su formación y apoyo continuo (interno y/o externo) es muy importante, como también lo es la elección del área de aplicación inicial y la posterior estrategia de generalización a otras zonas, una vez consolidadas las anteriores.
Conseguir que las 5S sean entendidas en la empresa y trabajar en su puesta en marcha no es muy complejo técnicamente; otra cosa distinta, es lograr que todas las personas lleguen a interiorizar esta nueva cultura de trabajo de manera efectiva y sean capaces de mantenerla en el tiempo.
5S es una metodología surgida en Japón en los años 60 en la empresa del automóvil Toyota y responde a las 5 iniciales de las palabras SEIRI o clasificar (1ªS), SEITON u ordenar (2ªS), SEISO o limpiar (3ªS), SEIKETSU o estandarizar (4ªS) y, finalmente, SHITSUKE cuya 5ªS supone adquirir hábito.
5S resulta en un primer contacto una metodología amigable para la mayor parte de las personas implicadas, al aplicarse bajo criterios «sencillos y de sentido común» y siendo una «metodología agradecida» puesto que su traducción en resultados, una vez hemos llegado a la 3ª S son evidentes y claramente perceptibles. Y si la hemos aplicado correctamente bajo criterios de participación y colaboración es sentida como parte del equipo a un mismo tiempo.
La dificultad estriba en mantener lo conseguido en el tiempo, más aún si tenemos en cuenta que consolidar este tipo de cambios no es «flor de un día, una semana ni un mes»… sino de años, siendo necesario ir dando muchos pequeños pasos, mantenidos a lo largo del tiempo, hacerlo en equipo, con perseverancia y tesón.
Otra decisión a tomar en cuenta es si contaremos con el apoyo de expertos externos a lo largo del proceso. Si la respuesta es afirmativa trasladaremos un mensaje interno que dotará de importancia al proyecto, se incorporarán nuevas experiencias y «lecciones aprendidas» siempre bienvenidas, se aportará mayor rigor metodológico y, existirá un control exterior, que reforzará el compromiso de líderes y equipos con su realización, cumplimiento de plazos, etc.
Implantar 5S con éxito es por tanto mucho más que aplicar una herramienta, supone conseguir un cambio cultural efectivo que nos sitúe en primera posición de salida para poder afrontar con éxito otras herramientas Lean, siempre en la senda de la mejora y la participación continua de las personas.
Hace pocos días, al igual que en años anteriores Gobierno de Navarra ha anunciado las ayudas a la competitividad que suponen un apoyo importante para aquellas empresas con inquietudes y ganas por la mejora continua en su organización. Son muchas y variadas las alternativas susceptibles de ayuda económica, y de entre todas ellas, deciros que es posible abordar un proyecto de implantación de las 5S con un apoyo que puede rondar hasta casi el 50% del montante invertido en los servicios de consultoría externa, siempre que consideres de interés los argumentos aportados en párrafos anteriores para contar con apoyo especializado. En definitiva, si percibes la necesidad y las 5S te encajan parece que la oportunidad en forma de ayuda puede ser el empujón definitivo para hacerlo.
Si necesitas información tanto del servicio como de las posibles ayudas con las que contar, contacta con Jesús Hernández jhernandez@ain.es
Este artículo ha sido publicado por Jesús Hernández, Consultor Senior RR.HH. y Cambio Organizacional en AIN
